Asiakaspalvelun inbox

Miksi asiakasviestit kannattaa tuoda yhteen inboxiin?

Asiakasviestintä ei yleensä hajoa siksi, etteikö kukaan haluaisi palvella hyvin. Usein ongelma on paljon arkisempi: viestit tulevat eri kanaviin, vastuut jäävät epäselviksi ja jatkotoimet ovat liikaa ihmisten muistin varassa.

Käytännön ongelma

Yksittäinen viesti harvoin katoaa – kokonaiskuva katoaa helpommin.

Yksi viesti sähköpostissa, toinen WhatsAppissa ja kolmas chatbotin lomakkeena ei vielä kuulosta isolta ongelmalta. Arjessa siitä syntyy kuitenkin nopeasti tilanne, jossa kukaan ei näe yhdellä silmäyksellä, missä vaiheessa asiakkuus tai asia on.

Vastaaminen hidastuu

Kun viesti pitää ensin löytää oikeasta kanavasta, aikaa kuluu ennen kuin varsinaiseen vastaamiseen edes päästään.

Vastuut jäävät epäselviksi

Jos vastuuhenkilö, määräpäivä tai jatkotoimi ei näy samassa paikassa, asia jää helposti odottamaan seuraavaa muistutusta.

Asiakas näkee viiveen

Asiakkaalle kanavalla ei yleensä ole merkitystä. Hän odottaa, että asia etenee ja vastaus tulee kohtuullisessa ajassa.

Ratkaisu

KoHe Inbox näyttää viestien lisäksi työn todellisen tilanteen.

KoHe Inbox kokoaa asiakasviestit hallittuun työpöytään ja auttaa nostamaan esiin, mitä asialle pitäisi tehdä seuraavaksi. Tarkoitus ei ole automatisoida asiakaspalvelua holtittomasti, vaan antaa ihmiselle parempi lähtökohta tehdä oikea päätös.

Kun viestit, vastausluonnokset, asiakkuuden tausta ja follow-upit näkyvät yhdessä paikassa, asiakaspalvelu muuttuu vähemmän reaktiiviseksi. Työ ei ole vain inboxin tyhjentämistä, vaan asioiden hallittua eteenpäin viemistä.

VastausluonnoksetSelkeä työjonoVastuut näkyviinIhminen hyväksyy

Mistä yhdistäminen kannattaa aloittaa?

Usein järkevin ensimmäinen askel on tuoda yksi tärkeä kanava hallittuun työnkulkuun. Monelle se tarkoittaa sähköpostia, mutta aloitus voi yhtä hyvin olla WhatsAppissa tai chatbotin kautta tulevissa liideissä.

Haluatko nähdä, miten tämä voisi toimia teillä?

Käydään läpi nykyiset kanavat, viestimäärät ja se kohta, jossa työ hidastuu eniten.